Personuppgiftsbiträdesavtal

Senast uppdaterad: 2026-09-17 · v1.1

1. 1. Vem av oss ansvarar för vad

   För allt som rör en gäst — namn, telefonnummer, e-postadress, anteckningen som lämnades vid bokningen — är Kunden personuppgiftsansvarig och Matvy personuppgiftsbiträde. Gästen är Kundens gäst. Matvy håller uppgifterna enbart för att kunna köra den tjänst Kunden bett om.

   För Kundens eget konto är Matvy själv personuppgiftsansvarig: namn och e-postadresser till Kundens personal, inloggnings- och säkerhetsuppgifter, abonnemangs- och faktureringshistorik samt loggen över vem som gjort vad i produkten. Matvy behöver dem för att leverera och fakturera en tjänst och för att hålla den säker, och bestämmer själv hur de hanteras. De omfattas av Matvys integritetspolicy i stället för av det här avtalet.

   Ingenting här gör Matvy personuppgiftsansvarig för gästuppgifter, och ingenting här gör Kunden ansvarig för hur Matvy driver sin egen verksamhet.

2. 2. Vad som behandlas, och hur länge

   Föremål och syfte: att tillhandahålla Matvy-plattformen — ta emot och hantera bordsbokningar, skicka gästen bekräftelser och påminnelser om den egna bokningen och, där Kunden har slått på det, ta emot depositioner och beställningar.

   Varaktighet: så länge Kunden har ett konto, och därefter endast under den korta period som beskrivs nedan om vad som händer när Kunden slutar.

   Behandlingens art: att lagra, organisera, hämta, överföra, anonymisera och radera personuppgifter automatiserat.

3. 3. Vems uppgifter, och vilka

   Kategorier av registrerade: Kundens gäster, och den person en gäst anger i en bokning.

   • Namn, telefonnummer och e-postadress som lämnas vid bokningen.
   • Själva bokningen: datum, tid, antal gäster, bord, tillfälle och den anteckning gästen eller Kundens personal lagt till.
   • När beställningsmodulen används: de beställda rätterna, beloppet och hämtningstiden.
   • En notering om de meddelanden som skickats till gästen om bokningen — vilken kanal, när, och om leverantören tog emot och levererade det. Inte innehållet.
   • Om gästen samtyckt till marknadsföring från Kunden.

   Matvy efterfrågar inte och har ingen användning för särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9. Anteckningsfältet är fritext och en gäst kan skriva vad som helst där, även en allergi. Kunden bestämmer vad personalen noterar där och bör instruera dem därefter.

   Kortuppgifter skickas aldrig till och lagras aldrig av Matvy. Betalningar sker på Stripes egna sidor.

4. 4. Matvy agerar endast på instruktion

   Matvy behandlar gästers personuppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Att använda produkten — ta en bokning, skicka en bekräftelse, sätta en lagringstid, exportera en gästlista — är en sådan instruktion. Det här avtalet och användarvillkoren är resten av dem.

   Matvy säger till om en instruktion tycks strida mot dataskyddslagstiftningen, och kan avstå från att utföra den.

   Matvy säljer inte gästuppgifter, delar dem inte med andra kunder och använder dem inte för att träna någonting. Varje databasfråga i plattformen är avgränsad till en enda restaurangs identifierare, vilket säkerställs av automatiska tester som måste passera innan en ändring släpps.

5. 5. Sekretess

   Alla som Matvy ger åtkomst till personuppgifter är bundna av sekretess. Matvy drivs av en enda namngiven person; ändras det gäller den här punkten den som kommer efter.

6. 6. Säkerhet

   Matvy upprätthåller lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32. Konkret, som plattformen ser ut i dag:

   • All trafik går över HTTPS, och uppgifterna krypteras i vila av databas- och lagringsleverantörerna.
   • Lösenord lagras aldrig i läsbar form, och administratörskonton kan krävas på tvåfaktorsinloggning — vilket är obligatoriskt för Matvys eget ägarkonto.
   • Varje restaurangs uppgifter separeras av en identifierare som används i varje fråga, och täcks av tester mot korsvis åtkomst som måste passera före en release.
   • Varje ändring av en bokning eller en inställning skrivs till en logg med vem som gjorde den, när, och tillståndet före och efter.
   • Inloggning och andra känsliga anrop är hastighetsbegränsade.
   • Nycklar och lösenord ligger i miljövariabler, aldrig i källkoden, och byts ut om de exponeras.
   • Databasen håller en ändringshistorik som gör det möjligt att återställa ett näraliggande tillstånd.

   Matvy är ett litet bolag och har varken ISO 27001- eller SOC 2-certifiering. Åtgärderna ovan redovisas för att Kunden ska kunna bedöma dem själv i stället för att lita på ett märke.

7. 7. Underbiträden

   Kunden lämnar ett generellt godkännande för Matvy att anlita underbiträden. Den aktuella listan, med vad var och en gör och var uppgifterna ligger, publiceras på matvy.com/subprocessors och utgör en del av det här avtalet.

   Matvy meddelar minst 30 dagar i förväg innan ett underbiträde läggs till eller byts ut. Invänder Kunden inom den tiden på rimliga dataskyddsgrunder får Kunden säga upp den berörda delen av tjänsten utan avgift och få tillbaka det som betalats för tiden efter uppsägningen.

   Matvy ålägger varje underbiträde samma skyldigheter som Matvy har enligt det här avtalet, och ansvarar fullt ut gentemot Kunden för deras utförande.

8. 8. Överföringar utanför EES

   Databasen med bokningar och gästernas kontaktuppgifter ligger i Frankfurt i Tyskland, och menybilder lagras i Västeuropa. Gästuppgifter i vila stannar inom EES.

   Vissa leverantörer för utskick och betalningar är etablerade i USA. När personuppgifter överförs till dem sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler, eller av EU–US Data Privacy Framework där leverantören är certifierad under det. Den publicerade listan över underbiträden märker ut vilka leverantörer detta gäller.

9. 9. Hjälp med Kundens egna skyldigheter

   Begär en gäst hos Kunden att få ut sina uppgifter, rätta dem, radera dem eller få en kopia, hjälper Matvy till. Produkten täcker redan det mesta: en restaurang kan se, ändra och radera vilken bokning som helst, och exportera sin gästlista. För det produkten inte täcker bistår Matvy inom 10 arbetsdagar från en begäran, utan kostnad.

   Matvy lämnar också det Kunden rimligen behöver för att genomföra en konsekvensbedömning eller för att samråda med en tillsynsmyndighet, med hänsyn till hur lite Matvy känner till om Kundens egen verksamhet.

10. 10. Om något går fel

    Matvy underrättar Kunden om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter utan onödigt dröjsmål, och under alla omständigheter inom 48 timmar från att Matvy fått kännedom om den. Underrättelsen beskriver vad som hänt, vilka uppgifter och ungefär hur många personer som berörs, de sannolika följderna och vad Matvy gör åt saken — och säger rakt ut var Matvy ännu inte vet.

    Att anmäla till en tillsynsmyndighet och, när det krävs, till gästerna själva är Kundens beslut som personuppgiftsansvarig. Matvy fattar det inte åt Kunden, och lämnar det Kunden behöver för att fatta det.

11. 11. Vad som händer med uppgifterna när Kunden slutar

    Innan ett konto stängs kan Kunden när som helst exportera sin gästlista och sina bokningar ur produkten.

    Att radera ett konto tar omedelbart bort restaurangen och dess bokningar från den aktiva plattformen. En enda återställningskopia behålls i 30 dagar så att en radering av misstag kan ångras, och raderas därefter permanent av ett dagligt automatiskt jobb. Efter de 30 dagarna har Matvy ingen kopia av Kundens gästuppgifter, utom det Matvy enligt lag måste behålla — i praktiken bokföring över vad Kunden själv betalat, som inte innehåller några gästuppgifter.

    Säkerhetskopior och ändringshistorik hos databasleverantören försvinner enligt sitt eget schema och återställs inte annat än för att rädda tjänsten.

    En kund som vill att återställningskopian förstörs tidigare än efter 30 dagar kan be om det, och Matvy gör det.

12. 12. Lagring medan kontot är öppet

    Matvy behåller gästuppgifter så länge Kunden behåller dem, eftersom det är Kundens sak att bestämma. Produkten har en lagringsinställning: välj ett antal dagar, så töms bokningar äldre än så automatiskt på gästens namn, telefonnummer, e-postadress och anteckning, medan datum, tid och antal gäster behålls så att restaurangens egen statistik fortfarande fungerar.

    Inställningen är av som standard, vilket betyder ”behåll tills vidare”. Matvy rekommenderar att slå på den, och säger rakt ut här att lämna den av är Kundens beslut och Kundens ansvar som personuppgiftsansvarig.

13. 13. Granskning

    Matvy tillhandahåller den information som behövs för att visa att det här avtalet följs, och besvarar ett skriftligt säkerhetsfrågeformulär en gång per tolvmånadersperiod utan kostnad.

    Kunden får granska Matvy, eller utse en oberoende granskare, med 30 dagars skriftligt varsel, högst en gång per år om inte en incident inträffat eller en tillsynsmyndighet kräver det. Granskning sker under kontorstid, får inte störa tjänsten, och granskaren ska vara bunden av sekretess och får inte vara konkurrent till Matvy.

14. 14. Ansvar, ändringar och lag

    Vardera parten ansvarar för sina egna överträdelser av dataskyddslagstiftningen. Ansvarsbegränsningar i användarvillkoren gäller även för det här avtalet, utom där lagen inte tillåter det.

    Matvy kan uppdatera det här avtalet för att spegla en lagändring eller en förändring i hur plattformen fungerar. Väsentliga ändringar meddelas minst 30 dagar i förväg till kontots registrerade e-postadress. Den aktuella versionen, dess nummer och datum publiceras alltid på matvy.com/dpa.

    Avtalet lyder under svensk lag, och tvister hör till svensk domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

    Avtalet publiceras på svenska, engelska och italienska. Vid skillnad mellan versionerna gäller den engelska.