Accordo sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 2026-10-11 · v1.2

1. 1. Chi di noi risponde di che cosa

   Per tutto ciò che riguarda un ospite — nome, numero di telefono, indirizzo email, la nota lasciata con la prenotazione — il Cliente è il titolare e Matvy il responsabile del trattamento. L’ospite è l’ospite del Cliente. Matvy conserva quei dati solo per far funzionare il servizio che il Cliente ha chiesto.

   Per l’account del Cliente, Matvy è titolare in proprio: nomi e indirizzi email del personale del Cliente, dati di accesso e sicurezza, storico dell’abbonamento e della fatturazione, e il registro di chi ha fatto che cosa nel prodotto. Servono a Matvy per erogare e fatturare un servizio e per tenerlo sicuro, e Matvy decide da sé come trattarli. Sono coperti dall’informativa privacy di Matvy e non da questo accordo.

   Nulla qui rende Matvy titolare dei dati degli ospiti, e nulla qui rende il Cliente responsabile di come Matvy conduce la propria attività.

2. 2. Che cosa viene trattato, e per quanto

   Oggetto e finalità: fornire la piattaforma Matvy — ricevere e gestire prenotazioni di tavoli, inviare all’ospite conferme e promemoria sulla propria prenotazione e, dove il Cliente le ha attivate, ricevere caparre e ordini.

   Durata: finché il Cliente ha un account, e successivamente solo per il breve periodo descritto più avanti su che cosa accade quando il Cliente se ne va.

   Natura del trattamento: conservare, organizzare, recuperare, trasmettere, anonimizzare ed eliminare dati personali con mezzi automatizzati.

3. 3. Dati di chi, e quali

   Categorie di interessati: gli ospiti del Cliente, e chiunque un ospite indichi in una prenotazione.

   • Nome, numero di telefono e indirizzo email forniti al momento della prenotazione.
   • La prenotazione stessa: data, ora, numero di persone, tavolo, occasione e la nota aggiunta dall’ospite o dal personale del Cliente.
   • Dove il modulo ordini è in uso: i piatti ordinati, l’importo e l’orario di ritiro.
   • Un registro dei messaggi inviati a quell’ospite sulla sua prenotazione — quale canale, quando, e se il fornitore lo ha accettato e consegnato. Non il contenuto.
   • Se l’ospite ha acconsentito a ricevere comunicazioni commerciali dal Cliente.

   Matvy non richiede e non ha alcun uso per categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9. Il campo note è testo libero e un ospite potrebbe scrivervi qualsiasi cosa, anche un’allergia; il Cliente decide che cosa vi annota il proprio personale e dovrebbe istruirlo di conseguenza.

   I dati della carta non sono mai inviati a Matvy né conservati da Matvy. I pagamenti avvengono sulle pagine di Stripe.

4. 4. Matvy agisce solo su istruzione

   Matvy tratta i dati personali degli ospiti solo su istruzioni documentate del Cliente. Usare il prodotto — accettare una prenotazione, inviare una conferma, impostare un periodo di conservazione, esportare l’elenco ospiti — è una di quelle istruzioni. Questo accordo e i termini di servizio sono le altre.

   Matvy segnala al Cliente se un’istruzione sembra violare la normativa sulla protezione dei dati, e può rifiutarsi di eseguirla.

   Matvy non vende i dati degli ospiti, non li condivide con altri clienti e non li usa per addestrare alcunché. Ogni interrogazione della piattaforma è circoscritta all’identificativo di un solo locale, e ciò è garantito da test automatici che devono passare prima di ogni rilascio.

5. 5. Riservatezza

   Chiunque Matvy autorizzi ad accedere ai dati personali è tenuto alla riservatezza. Matvy è gestita da una sola persona nominata; se ciò cambia, questa clausola vale per chi subentra.

6. 6. Quando Matvy apre l’account di un locale

   L’account di proprietario della piattaforma di Matvy può aprire l’account di un locale senza invito, per configurare il locale su richiesta del Cliente, per rispondere a una richiesta di assistenza o per indagare su un malfunzionamento o una questione di sicurezza. Non viene usato per altri scopi. L’accettazione dei termini di servizio costituisce l’istruzione del Cliente per questo accesso.

   • È disponibile solo per l’account di proprietario della piattaforma di Matvy, che deve aver effettuato l’accesso con un secondo fattore.
   • Ogni accesso termina al più tardi dopo quattro ore, o prima quando l’operatore esce.
   • L’inizio di ogni accesso è scritto nel registro del locale con l’identità dell’operatore prima che l’accesso sia concesso, e ogni modifica fatta durante l’accesso è registrata come una modifica del personale del locale.
   • La data dell’ultimo accesso è mostrata agli amministratori del locale nella pagina Staff.
   • Durante un accesso l’operatore non può modificare l’abbonamento o la carta di pagamento del locale, il suo conto per gli accrediti o i suoi amministratori, e non può effettuare rimborsi né inviare campagne agli ospiti.

   Il Cliente può chiedere a Matvy in qualsiasi momento il registro di questi accessi al proprio account.

7. 7. Sicurezza

   Matvy mantiene misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’articolo 32. In concreto, come la piattaforma è oggi:

   • Tutto il traffico passa in HTTPS, e i dati sono cifrati a riposo dai fornitori di database e archiviazione.
   • Le password non sono mai conservate in forma leggibile, e agli account amministratore può essere imposto un secondo fattore — obbligatorio per l’account proprietario della piattaforma.
   • I dati di ogni locale sono separati da un identificativo applicato in ogni interrogazione, coperto da test tra tenant che devono passare prima di un rilascio.
   • Ogni modifica a una prenotazione o a un’impostazione è scritta in un registro con chi l’ha fatta, quando, e lo stato prima e dopo.
   • L’accesso e gli altri endpoint sensibili hanno un limite di frequenza.
   • Le credenziali stanno in variabili d’ambiente, mai nel codice sorgente, e vengono ruotate se esposte.
   • Il database conserva uno storico delle modifiche che consente di ripristinare uno stato recente.

   Matvy è una piccola impresa e non possiede certificazioni ISO 27001 né SOC 2. Le misure sopra sono esposte perché il Cliente possa valutarle, invece di fidarsi di un bollino.

8. 8. Sub-responsabili

   Il Cliente autorizza in via generale Matvy a ricorrere a sub-responsabili. L’elenco attuale, con che cosa fa ciascuno e dove risiedono i dati, è pubblicato su matvy.com/subprocessors e fa parte di questo accordo.

   Matvy dà un preavviso di almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Se entro quel termine il Cliente si oppone per ragionevoli motivi di protezione dei dati, può risolvere la parte di servizio interessata senza penali e ottenere il rimborso di quanto pagato per il periodo successivo.

   Matvy impone a ciascun sub-responsabile gli stessi obblighi che ha in base a questo accordo, e resta pienamente responsabile verso il Cliente del loro operato.

9. 9. Trasferimenti fuori dallo SEE

   Il database con prenotazioni e contatti degli ospiti è ospitato a Francoforte, in Germania, e le fotografie dei menu sono conservate in Europa occidentale. I dati degli ospiti a riposo restano nello SEE.

   Alcuni fornitori usati per l’invio di messaggi e per i pagamenti hanno sede negli Stati Uniti. Quando vi si trasferiscono dati personali, il trasferimento si fonda sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, oppure sull’EU–US Data Privacy Framework dove il fornitore è certificato. L’elenco pubblicato dei sub-responsabili indica a quali fornitori ciò si applica.

10. 10. Aiutare il Cliente con i suoi obblighi

    Se un ospite chiede al Cliente l’accesso ai propri dati, una rettifica, la cancellazione o una copia, Matvy collabora. Il prodotto copre già quasi tutto: un locale può vedere, modificare ed eliminare qualsiasi prenotazione, ed esportare il proprio elenco ospiti. Per ciò che il prodotto non copre, Matvy assiste entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta, senza costi.

    Matvy fornisce inoltre quanto il Cliente ragionevolmente necessita per svolgere una valutazione d’impatto o per consultare un’autorità di controllo, tenuto conto di quanto poco Matvy conosca l’attività del Cliente.

11. 11. Se qualcosa va storto

    Matvy notifica al Cliente una violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza. La notifica descrive che cosa è successo, quali dati e all’incirca quante persone sono coinvolte, le probabili conseguenze e che cosa Matvy sta facendo — e dice apertamente dove Matvy ancora non sa.

    Notificare a un’autorità di controllo e, ove richiesto, agli ospiti stessi è una decisione del Cliente in quanto titolare. Matvy non la prende al suo posto, e fornisce quanto serve al Cliente per prenderla.

12. 12. Che cosa accade ai dati quando il Cliente se ne va

    Prima di chiudere un account, il Cliente può esportare in qualsiasi momento il proprio elenco ospiti e le proprie prenotazioni.

    Eliminare un account rimuove immediatamente il locale e le sue prenotazioni dalla piattaforma attiva. Una sola copia di ripristino è conservata per 30 giorni perché una cancellazione accidentale possa essere annullata, e viene poi eliminata definitivamente da un processo automatico quotidiano. Dopo quei 30 giorni Matvy non detiene alcuna copia dei dati degli ospiti del Cliente, salvo quanto la legge impone di conservare — in pratica la contabilità di ciò che il Cliente stesso ha pagato, che non contiene dati degli ospiti.

    I backup e lo storico delle modifiche presso il fornitore del database scadono secondo il loro calendario e non vengono ripristinati se non per recuperare il servizio.

    Un Cliente che desideri la distruzione della copia di ripristino prima dei 30 giorni può chiederlo, e Matvy la esegue.

13. 13. Conservazione mentre l’account è attivo

    Matvy conserva i dati degli ospiti finché li conserva il Cliente, perché la scelta spetta al Cliente. Il prodotto offre un’impostazione di conservazione: si sceglie un numero di giorni e alle prenotazioni più vecchie vengono rimossi automaticamente nome, telefono, email e nota dell’ospite, mentre data, ora e numero di persone restano perché le statistiche del locale continuino a funzionare.

    L’impostazione è disattivata di default, il che significa “conservare fino a cancellazione”. Matvy raccomanda di attivarla, e dichiara apertamente qui che lasciarla disattivata è una decisione del Cliente e una sua responsabilità in quanto titolare.

14. 14. Verifiche

    Matvy mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo, e risponde a un questionario scritto sulla sicurezza una volta ogni dodici mesi senza costi.

    Il Cliente può verificare Matvy, o incaricare un revisore indipendente, con preavviso scritto di 30 giorni, non più di una volta l’anno salvo che si sia verificata una violazione o che un’autorità di controllo lo richieda. Le verifiche avvengono in orario lavorativo, non devono interrompere il servizio, e il revisore deve essere vincolato alla riservatezza e non essere un concorrente di Matvy.

15. 15. Responsabilità, modifiche e legge applicabile

    Ciascuna parte risponde delle proprie violazioni della normativa sulla protezione dei dati. Le limitazioni di responsabilità dei termini di servizio valgono anche per questo accordo, salvo dove la legge non lo consenta.

    Matvy può aggiornare questo accordo per riflettere un cambiamento normativo o del funzionamento della piattaforma. Le modifiche sostanziali sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso all’indirizzo email registrato dell’account. La versione corrente, il suo numero e la sua data sono sempre pubblicati su matvy.com/dpa.

    L’accordo è regolato dalla legge svedese, e le controversie spettano ai tribunali svedesi, con il Tribunale di Stoccolma come primo grado.

    L’accordo è pubblicato in svedese, inglese e italiano. In caso di difformità, prevale la versione inglese.